Verschärfter Datenschutz – auch Vereine müssen aktiv werden!
Ab 25.05.2018 gelten die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sowie das neue Bundesdatenschutzgesetz. Was viele nicht wissen: Datenschutz ist nicht nur Sache großer Unternehmen.
Denn auch Vereine verarbeiten personenbezogene Daten, etwa wenn es um die Mitgliederbetreuung geht. Dabei darf ein Funktionsträger, etwa der Vorstand des Vereins, nur die personenbezogenen Mitgliederdaten verarbeiten und nutzen, die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich sind. Sie dürfen auch nur für den Zweck verwendet werden, zu dem sie der Verein erhoben hat. Wurde beispielsweise eine E-Mail-Adresse für die Mitgliederbetreuung erfragt und gespeichert, darf diese nicht für das Versenden von Werbung genutzt werden, da das Versenden von Werbung eben nicht mehr von der Mitgliederbetreuung erfasst ist.
Es ist weiter nicht zulässig, dass alle Mitglieder auf Daten anderer Mitglieder zugreifen können, etwa über einen offenen E-Mail-Verteiler. Eine Ausnahme gilt dann, wenn der Zweck des Vereins gerade in der Kontaktaufnahme und dem Austausch der Mitglieder untereinander liegt.
Es empfiehlt sich, bereits im Aufnahmeantrag des jeweiligen Mitglieds darauf hinzuweisen, zu welchen Zwecken die Daten verarbeitet werden und welche Rechte dem Mitglied im Hinblick auf seine personenbezogenen Daten zustehen. Bei Verwendung dieser Daten und damit beispielsweise auch bei Mitteilungen im Vereins- oder Gemeindeblatt, die personenbezogene Daten enthalten, ist sodann Vorsicht geboten.
Auch wenn durch die gesetzlichen Neuerungen vor allem große Unternehmen und Organisationen in den Fokus rücken, so ist die Aufsichtsbehörde dennoch verpflichtet, Beschwerden nachzugehen, die sie erreichen, selbst wenn diese lediglich kleine Vereine betreffen. Vereine sollten jetzt entsprechende Maßnahmen treffen, um sich datenschutzrechtlich abzusichern.
Gerne stehen wir Ihnen rund um das Thema „Datenschutz im Verein“ beratend zur Seite. Ihre Ansprechpartner bei RSW sind:
Philipp Eggensberger
Rechtsanwalt
Philipp Eggensberger
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